为开展好12月3至4日召开的共青团湖南农业大学第十七次代表大会、湖南农业大学第二十六次学生代表大会，12月2日晚，园艺园林学院团总支书记周杰老师召集院21名团、学代表在十一教北538召开了“双代会”准备会。

会上，团副赖良运首先说明了“双代会”的流程安排以及注意事项。本次“双代会”主要是在会上要选取产生共青团团代表、学代表。会议持续两天，于3号上午8点30在大礼堂开预备会，下午2点30在11教北538讨论院团总支的提案。4号在大礼堂正式开“双代会”投票活动。随后，学工组周杰老师还详细说明了“双代会”投票的路线以及注意事项，并特别强调了“双代会”期间的纪律问题。最后，所有代表学唱共青团员歌，准备会在歌声中圆满结束。